Réduisez la charge et les délais de traitement des frais, ordres de mission et avances
Solution agréée et validée XÉMÉLIOS
Automatisez la gestion des frais et ordres de mission
Frais inhérents à un ordre de mission, notes de frais, avances sur frais…, NET’FRAIS® gère tous les types de frais professionnels. Il permet d’en maîtriser le processus, de la saisie au transfert en comptabilité, et intègre un workflow de validation à plusieurs niveaux pour un meilleur contrôle des remboursements.
Simplifiez la saisie et le traitement de vos frais
Avec ses masques de saisie personnalisables, NET’FRAIS facilite l’enregistrement des frais, souvent perçu comme fastidieux par les collaborateurs. Ses listes déroulantes, ses champs normalisés et ses calculs automatisés réduisent considérablement les temps de saisie des agents. Quant à sa fonction de saisie par justificatif, elle permet un enregistrement à la volée : inutile de se soucier de la date des frais, le logiciel fait le tri tout seul. Le collaborateur n’a qu’à saisir le frais, joindre le justificatif numérique, qu’il peut scanner avec son smartphone, et suivre le statut de ses remboursements.
NET’FRAIS réduit les risques d’erreurs et garantit l’intégrité des informations.
NET’FRAIS simplifie également le travail de la comptabilité en permettant :
l’imputation automatique à un centre de coût et le suivi analytique du budget frais par projet, service …
la gestion des demandes d’avance sur frais et ordres de missions
le contrôle et la validation à plusieurs niveaux des frais saisis
la mise en règlement
la génération automatique des écritures comptables liées aux frais sans aucune ressaisie
la production des justificatifs nécessaires en cas de contrôle fiscal ou URSSAF
NET’FRAIS réduit les risques d’erreurs et garantit l’intégrité des informations.
Réduisez les délais de traitement et accélérez les remboursements
En regroupant la gestion de tous les frais dans un seul outil et en utilisant un unique format d’échange, NET’FRAIS permet de réduire considérablement les tâches chronophages.
Il fait gagner du temps non seulement dans la saisie des frais, dans leur transmission et dans leur contrôle mais également dans leur paiement. Plus vite validés, les frais sont mis en règlement plus rapidement.
Ainsi, les remboursements s’en trouvent accélérés pour la plus grande satisfaction de vos agents.
Ces remboursements peuvent se faire aux réels, aux réels avec plafond, au forfait, selon un barème, selon un taux.
Fiabilisez la gestion des frais et des ordres de missions
NET’FRAIS sécurise tout le processus des frais, de l’enregistrement à la validation :
Automatisation des calculs pour éviter les erreurs humaines
Application des barèmes et plafonds avec blocage en cas de dépassement (et déblocage par un N+1 si besoin)
Workflow de validation pour un meilleur contrôle des montants à rembourser
Création des ordres de missions et alerte en cas de frais non conformes à ces ordres
Dématérialisation des justificatifs et autres factures de frais
Traçabilité de toutes les données pour apporter les justifications nécessaires en cas de contrôle URSSAF ou de l’administration fiscale
Sécurisation du transfert des écritures en comptabilité
Suivez les ordres de mission
NET’FRAIS offre la possibilité de créer des ordres de mission détaillés en indiquant le motif du déplacement, les heures de début et fin, les lieux de départ et d’arrivée, le ou les moyens de transport utilisés, la liste des frais (hôtel, repas …) et d’en suivre l’avancement.
Ces ordres de mission sont rattachés aux frais correspondants, au moment de leurs enregistrements par l’agent. Cela permet un contrôle automatique de la cohérence des frais enregistrés et d’être alerté lorsque ces derniers ne sont pas conformes à l’ordre de rattachement.
Saisissez vos frais à la volée et à tout moment (application web disponible h24)
Fiabilisez le processus avec des contrôles et des alertes automatiques
Evitez les risques de redressement dû aux notes de frais
Dématérialisez vos justificatifs
Divisez par 3 les temps de traitement
Accélérez les remboursements
Gagnez en satisfaction collaborateurs
Evitez les ressaisies en comptabilité
Bénéficiez d’une vision analytique des dépenses
